Reducir el tamaño de tablas dinámicas Excel

Compatibilidad: Truco compatible con Excel 365Truco compatible con Excel 2016Truco compatible con Excel 2013Truco compatible con Excel 2010Truco compatible con Excel 2007

Para reducir el tamaño de tablas dinámicas Excel, podemos eliminar la cache de almacenamiento.

La cache de tabla dinámica es un área de memoria interna que Excel utiliza para almacenar los datos del informe.

Reducir el tamaño de tablas dinámicas Excel

Cuando disponemos de dos o más tablas dinámicas, Excel comparte la cache basada en el mismo rango de celdas o conexión de datos. Creando un conjunto de datos intermedio para cada tabla dinámica. Si el origen de datos de las tablas dinámicas es diferentes, no se comparte la cache.

Podemos eliminar la cache cuando:

– No necesitamos que los campos se agrupan de la misma manera en todos los informes de tabla dinámica.
– No necesitamos que todas las tablas dinámicas se actualicen al mismo tiempo.
– No necesitamos que los campos y elementos calculados se muestren en todos los informes de tabla dinámica.
– Si deseamos mostrar datos mediante filtros del informe.

Disponemos de diferentes métodos para mejorar el rendimiento y reducir el tamaño del libro.

  • ASISTENTE PARA TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Para iniciar el asistente para tablas y gráficos dinámicos necesitamos mostrar el comando.

  1. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Archivo / Opciones. Mostrará la ventana de opciones de Excel.

    Asistente para tablas dinámicas en Excel: Ventana de opciones de Excel
  2. Clic sobre categoría: Barra de herramientas de acceso rápido. Donde insertar el comando.

  3. Ir a: Comandos disponibles en / Seleccionar: Todos los comandos. Muestra todos los comandos de Excel.

  4. Clic sobre el comando: Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

  5. Pulsar el botón Agregar. Agrega el comando a la barra de acceso rápido.

  6. Pulsar el botón Aceptar. Cierra la ventana e inserta el comando.

  • CREAR TABLA DINÁMICA SIN COMPARTIR CACHE CON EL MISMO RANGO DE ORIGEN

  1. Abrir un libro que contenga dos tablas dinámicas, una basada en el mismo rango de origen.

  2. Clic sobre cualquier celda fuera del área de la tabla dinámica.

  3. Ir a: Barra de acceso rápido / Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Mostrará la ventana del asistente.

    Ventana del asistente, paso 1 de 3
  4. Activar la casilla: Lista o base de datos de Microsoft Excel.

  5. Activar la casilla: Tabla dinámica.

  6. Pulsar el botón Siguiente. Para ir al paso 2 del asistente.

  7. Ir a: Rango / Indicar el mismo origen de datos que la tabla dinámica existente. Mostrará mensaje de aviso para reducir el tamaño del libro eliminado la cache.

    Mensaje de aviso
  8. Pulsar el botón No.Para ir al paso 3 del asistente.

  9. Activar la casilla: Hoja de cálculo nueva. Para indicar donde deseamos la tabla dinámica.

  10. Pulsar el botón: Finalizar. Cierra el asistente e inserta el área de tabla dinámica.

  • DESCOMPARTIR LA CACHE ENTRE TABLAS DINÁMICAS CON RANGOS

Consideramos que el origen de datos de la tabla dinámica se encuentra en Hoja1! A1:G260.

Ir al libro que contenga al menos dos tablas dinámicas con el mismo rango de origen y que compartan el mismo cache.

  1. Clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica.

  2. Ir a: Barra de acceso rápido / Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Mostrará la ventana del asistente en el paso 3.

  3. Pulsar el botón Atrás. Mostrará la ventana del asistente en el paso 2.

    Ventana de conexiones del libro
  4. Ir a: ¿Dónde están los datos que desea usar? / Seleccionar: Hoja1! A1:G259 Indicar el rango pero al menos una fila menos de la selección el rango original es Hoja1! A1:G260.

  5. Pulsar el botón Siguiente.

  6. Asegurarse de que la hoja de cálculo existente está seleccionada y que la ubicación es la misma.

  7. Pulsar el botón: Finalizar. Cierra el asistente e inserta el origen de datos.

    La tabla dinámica ahora tiene un caché de datos diferente, pero se basa en un intervalo de datos diferentes.

  8. Clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica.

  9. Abrir de nuevo el asistente. Ir a: Barra de acceso rápido / Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Mostrará la ventana del asistente en el paso 3.

  10. Pulsar el botón Atrás. Mostrará la ventana del asistente en el paso 2.

    Ventana del asistente, paso 2 de 3
  11. Ir a: ¿Dónde están los datos que desea usar? / Seleccionar: Hoja1! A1:G260. Indicar el rango completo, incluyendo la fila eliminada de la selección en el paso anterior. Hoja1! A1:G260).

  12. Pulsar el botón Siguiente.

  13. Asegurarse de que la hoja de cálculo existente está seleccionada y que la ubicación es la misma.

  14. Pulsar el botón: Finalizar. Cierra el asistente e inserta el origen de datos.

    La tabla dinámica se basa ahora en el mismo rango de datos que el otro informe, pero tiene un caché de datos diferente.

  • DESCOMPARTIR LA CACHE ENTRE TABLAS DINÁMICAS BASADAS EN IGUAL CONEXIÓN DE DATOS

Ir al libro que contenga al menos dos tablas dinámicas basadas en la misma conexión de datos y que estos informes comparten la misma caché de datos.

Confirmar que se utiliza la misma conexión de datos entre informes de tabla dinámica.

  1. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Datos / Grupo: Conexiones / Conexiones. Mostrará ventanas de conexiones del libro.

    Ventana de conexiones del libro
  2. Ir a: Conexiones del libro / Clic sobre la conexión deseada.

  3. Ir a: Ubicación donde se utilizan conexiones en este libro / Clic para ver dónde se utilizan las conexiones seleccionadas. Se muestran los informes de tabla dinámica que utilizan esta conexión de datos.

    Crear un archivo de conexión para una conexión de datos en un libro.

  4. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Datos / Grupo: Conexiones / Conexiones. Mostrará ventanas de conexiones del libro.

  5. Ir a: Conexiones del libro / Clic sobre la conexión deseada.

  6. Pulsar el botón: Propiedades. Mostrará la ventana de propiedades de la conexión.

    Ventana de propiedades de conexión
  7. Clic en la Pestaña: Definición.

  8. Clic en Exportar archivo de conexión. Mostrará la ventana de Guardar archivo.

    Ventana guardar archivo
  9. Ir a: Nombre de archivo / Escribir el deseado para identificar la conexión / Ir a: Tipo / Seleccionar: Conexiones de bases de datos (*.odc).

  10. Pulsar el botón Guardar. Cierra la ventana y exporta la conexión.

  11. Pulsar el botón Aceptar. Cierra la ventana de propiedades de conexión.

  12. Pulsar el botón Cerrar. Cierra la ventana conexiones del libro.

  13. Ir a la tabla dinámica para la que deseamos compartir el caché de datos.

  14. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Analizar (Herramientas de tabla dinámica) / Grupo: Datos / Cambiar origen de datos / Cambiar origen de datos. Mostrará ventana de edición.

    Ventana cambiar origen de datos
  15. Activar la opción: Utilice una fuente de datos externa. Para utilizar una conexión de datos diferente.

  16. Pulsar el botón: Elegir conexión.

    Ventana conexiones existentes
  17. Clic sobre la conexión deseada.

  18. Pulsar el botón Abrir. Cierra la ventana y asigna la nueva conexión.

  19. Pulsar el botón: Aceptar. Cierra la ventana de cambiar origen de datos.

  20. El informe de tabla dinámica ahora tiene una caché de datos diferente.

  

Nivel de dificultad: Básico Excel Básico

 

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