Exportar de Excel tareas a Outlook

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En ocasiones disponemos de actividades y recursos para exportar de Excel tareas a Outlook.

Una tarea es un elemento del que se deseamos realizar un seguimiento hasta su terminación. Las tareas se pueden crear directamente desde programas como Microsoft Office Project, Outlook, etc., o exportar de Excel tareas a Outlook para editar, clasificar y administrar sus trabajos.

Exportar de Excel tareas a Outlook

En nuestra hoja Excel disponemos de las tareas que deseamos exportar a Outlook. Columna A, asunto o nombre de la tarea; Columna B, fecha de inicio; Columna C, fecha de vencimiento; Columna D, prioridad, Columna E, porcentaje completado; Columna F, estado, Columna G, categoría y Columna H, cuerpo del mensaje.

Hoja de Excel con las diferentes tareas
  • CREAR MACRO

  1. Con Excel abierto.

  2. Pulsar la tecla Alt y mantener pulsada / Pulsar la tecla F11. Mostrará el editor de Visual Basic.

  3. Ir a: Barra de Menú / Insertar / Módulo. Mostrará la ventana del módulo donde escribimos la macro.

    Explorador de Proyectos con módulo1 seleccionado
  4. Escribir el código de la macro:

    Sub ExportaTareasOutlook()

    Dim Ot As Outlook.Application
    Dim OtTarea As TaskItem
    Dim NS As Outlook.Namespace
    Dim colTarea As Outlook.Items
    Dim OtTareaS As TaskItem
    Dim r As Long
    Dim sSubject As String
    Dim sBody As String
    Dim dStartDate As Date
    Dim dDueDate As Date
    Dim sSearch As String
    Dim bOtOpen As Boolean
    Dim s As Worksheet

    On Error Resume Next
    Set Ot = GetObject(, “Outlook.Application”)
    bOtOpen = True

    If Ot Is Nothing Then
    Set Ot = CreateObject(“Outlook.Application”)
    bOtOpen = False
    End If

    Set NS = Ot.GetNamespace(“MAPI”)
    Set colTarea = NS.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
    For r = 2 To 100
    If Len(Hoja1.Cells(r, 1).Value) = 0 Then GoTo NextRow
    sSubject = Hoja1.Cells(r, 1).Value
    dStartDate = Hoja1.Cells(r, 2).Value
    dDueDate = Hoja1.Cells(r, 3).Value
    sImportance = Hoja1.Cells(r, 4).Value
    sPercentComplete = Hoja1.Cells(r, 5).Value
    sStatus = Hoja1.Cells(r, 6).Value
    sCategories = Hoja1.Cells(r, 7).Value
    sBody = Hoja1.Cells(r, 8).Value

    sSearch = “[Subject] = ” & sQuote(sSubject)
    Set OtTareaS = colTarea.Find(sSearch)

    If OtTareaS Is Nothing Then
    Set OtTarea = Ot.CreateItem(olTaskItem)
    OtTarea.Subject = sSubject
    OtTarea.StartDate = dStartDate
    OtTarea.DueDate = dDueDate
    OtTarea.Importance = sImportance
    OtTarea.Status = sStatus
    OtTarea.Categories = sCategories
    OtTarea.DateCompleted = dDateCompleted
    OtTarea.PercentComplete = sPercentComplete
    OtTarea.Body = sBody

    OtTarea.Close olSave

    End If

    NextRow:

    Next r
    If bOtOpen = False Then Ot.Quit

    End Sub

    Function sQuote(sTextToQuote)
    sQuote = Chr(34) & sTextToQuote & Chr(34)
    End Function

  5. Guardar el libro con la extensión *.xlsm. Libro habilitado para macros.

  • EJECUTAR MACRO

  1. Ejecutar la macro “ExportaTareasOutlook”.

  2. Abrir el programa Outlook.

  3. Ir a: Barra de navegación / Pulsar sobre tareas.

    Outlook con vista de detalle de las tareas exportadas de Excel
  4. Verificar como se muestran las tareas insertadas del archivo Excel.

Outlook con vista de la tarea primera

 

Nivel de dificultad: Experto VBA-Macros Excel Experto VBA – Macros

6 comentarios en “Exportar de Excel tareas a Outlook

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