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Demostración curso: "Excel Básico" 2007, 2010, 2013, 2016 y 365

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PROTEGER UNA HOJA Y UN LIBRO

Microsoft Excel proporciona varias capas de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de un libro y modificarlos.

Cuando se protege una hoja de gráfico o de cálculo, se pueden proteger o desproteger elementos individuales de la hoja.

Trabajando con Proteger hojas y libros (Paso a paso)

Deseamos proteger la hoja de referencia de nuestros clientes.

ABRIR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

1.1. Descargar hoja de cálculo con los datos y descomprimir el archivo .zip, o también...

1.2. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Nuevo. Mostrará el cuadro de diálogo de archivo nuevo.

1.2.1. Ir a: Plantillas disponiblesDoble clic en Libro en blanco; o Ir a: Vista previa de Libro en blanco Pulsar sobre CREAR. Mostrará un libro nuevo.

1.2.2. Insertar los datos según se indica:

 ABCD
1    
2    
3  Código:123123
4    
5  Empresa:Empresa, S.A.
6    
7  Referencia:A-2342
8    
9  Observaciones:Espera de material.

Podemos aplicar bordes, color, fuente y alineación para mejorar la apariencia:

Hoja Excel con formato bordes y relleno (aspecto de formulario)
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DESBLOQUEAR CELDAS

Identificamos las celdas en las que podremos escribir o modificar, por defecto todas las celdas se encuentran bloqueadas. Posteriormente protegeremos la hoja.

2.1. SELECCIONAMOS CELDAS. Ir a: Celda: D3Clic sobre ellaPulsar Tecla Control y mantener pulsadaClic sobre Celda D5Clic sobre Celda D7Clic sobre Celda D9Clic sobre Celda D10Soltar la tecla Control. Seleccionamos todas las celdas a la vez.

2.2. DESBLOQUEAR. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Botón formato.Bloquear celda. Desbloqueará directamente las celdas; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas FormatoFormato de celdas; O también, botón derecho del ratón / Tecla contextual Formato de celdas. Mostrará cuadro de diálogo de formato de celdas.

Cuadro de diálogo formato de celdas, Ficha proteger con opción bloqueada desactivada

2.2.1. Clic sobre Ficha: Proteger.

2.2.2. Desactivar la Casilla: Bloqueada. Desbloquea las celdas seleccionadas.

2.2.3. Clic Botón: Aceptar. Desbloquea las celdas y cierra la ventana.

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PROTEGER LA HOJA

Impide realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger la hoja.

3.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Botón formato.Proteger hoja; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger hoja Botón proteger hoja.; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger hoja actual. Mostrará cuadro de diálogo de proteger hoja.

Cuadro de diálogo proteger hoja, con opciones de permisos para el usuario.

3.1.1. Ir a: Casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasVerificar que se encuentra activada.

3.1.2. Ir a: contraseña para desproteger la hojaEscribir: 1234. O la contraseña deseada, no es necesario insertar la contraseña.

3.1.3. Ir a: Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculoActivar o desactivar las opciones que permitimos realizar al usuario:

  • Seleccionar celdas bloqueadas. Permite seleccionar las celdas donde no se desea escribir.
  • Seleccionar celdas desbloqueadas. Permite seleccionar las celdas donde se desea escribir.
  • Formato de celdas. Permite modificar el formato de las celdas.
  • Formato de columnas. Permite modificar el ancho de las columnas.
  • Formato de Filas. Permite modificar el alto de filas.
  • Insertar columnas. Permite insertar columnas en la hoja.
  • Insertar Filas. Permite insertar filas en la hoja.
  • Insertar hipervínculos. Permite insertar hipervínculos a archivos, web, correos, etc.
  • Eliminar columnas. Permite eliminar columnas en la hoja.
  • Eliminar Filas. Permite eliminar filas en la hoja.
  • Ordenar. Permite ordenar los datos de la hoja.
  • Usar filtro. Permite el uso de filtros en los datos de la hoja.
  • Usar informes de tabla dinámica. Permite aplicar tablas dinámicas, con los datos de la hoja.
  • Modificar objetos. Permite modificar los objetos de la hoja.
  • Modificar escenarios. Permite editar escenarios en la hoja.

3.1.4. Clic Botón: Aceptar. Mostrará confirmación de contraseña.

Cuadro de diálogo para confirmar contraseña de protección de hoja (si se escribió)

3.1.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O la contraseña deseada, igual a la anterior.

3.1.6. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y protege la hoja.

VERIFICAR CELDA BLOQUEADA

4.1. Ir a: Celda: D5Clic sobre ellaEscribir: Empresa, S.A.; O el nombre deseado.

4.2. Ir a: Celda: C7Clic sobre ellaCambiar el texto. Mostrará mensaje de aviso.

Mensaje de aviso de celda bloqueada, no es posible escribir en ella.

Por lo que en las celdas no desbloqueadas, no está permitida su modificación.

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DESPROTEGER LA HOJA

Cuando deseamos modificar la hoja es necesario previamente desprotegerla, para realizar los cambios.

5.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Botón formato.Desproteger hoja; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger hojas; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger hoja actual. Mostrará ventana desproteger hoja, si en la protección hemos escrito contraseña, nos solicitará la contraseña de desprotección.

Cuadro de diálogo desproteger hoja que solicita contraseña.

5.2. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234. O la contraseña anterior de protección.

5.3. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y desprotege la hoja.

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OCULTAR FÓRMULAS

Evita que las celdas que contienen la fórmula se puedan editar al proteger la hoja.

6.1. Insertar los datos según se indica en la tabla:

 ABCD
13  ProductoImporte
14    
15    
16  Total 

6.2. Ir a: Celda D16Clic sobre ellaEscribir: =Suma(D14:D15). Fórmula para que nos sume el importe de los productos.

Hoja Excel con aspecto de formulario, celda D16 =SUMA(D14:D15).

OCULTAR FÓRMULAS Y DESPROTEGER CELDAS

7.1. SELECCIONAMOS CELDAS. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Botón formato.Formato de celdas; O también, botón derecho del ratón / Tecla contextual Formato de celdas. Mostrará cuadro de diálogo de formato de celdas.

Cuadro de diálogo Formato de celdas, Ficha proteger, con opción oculta activada

7.2.1. Clic sobre Ficha: Proteger.

7.2.2. Activar la Casilla: Oculta. Oculta las fórmulas que incluya la celda.

7.2.3. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y desbloquea las celdas.

Podemos desbloquear las celdas D14 y D15 para escribir en ellas y verificar como se actualiza el valor de D3 sin mostrar la fórmula.

PROTEGER LA HOJA

Se procede como en el caso anterior.

8.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Botón formato.Proteger hoja; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger hoja Botón proteger hoja.. Mostrará cuadro de diálogo de proteger hoja.

8.1.1. Ir a: Casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasVerificar que se encuentra activada.

8.1.2. Ir a: contraseña para desproteger la hojaEscribir: 1234. O la contraseña deseada, no es necesario insertar la contraseña.

8.1.3. Ir a: Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculoActivar o desactivar las opciones que permitimos realizar al usuario.

8.1.4. Clic Botón: Aceptar. Mostrará confirmación de contraseña.

8.1.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O la contraseña deseada, igual a la anterior.

8.1.6. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y protege la hoja.

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PERMITIR MODIFICAR RANGOS POR EL USUARIO

Permitimos que el usuario pueda utilizar algunas celdas protegidas.

9.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Permitir que los usuarios modifiquen rangos Botón permitir que los usuarios modifiquen rango.. Mostrará Cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo permitir que los usuarios modifiquen rangos

9.1.1. Clic en Botón: Nuevo. Mostrará Cuadro de Diálogo.

Cuadro de diálogo modificar rango.

9.1.2. Ir a: títuloEscribir: Observaciones. Referencia para el rango.

9.1.3. Ir a: Correspondientes a las celdasClic en su interiorIr a la celda D11Clic sobre ella.

9.1.4. Ir a: Contraseña del rangoEscribir: 1234. O dejar en blanco, si no queremos aplicar contraseña.

9.1.5. Clic en Botón: Permisos. Mostrará cuadro de diálogo para añadir usuarios de la red.

9.1.6. Añadir los usuarios y los permisos deseados.

9.1.7. Clic en Botón Aceptar. Cierra ventana de permisos de Rango1.

9.2.Clic en Botón Aceptar. Mostrará ventana de confirmación de contraseña

9.2.1. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O dejar en blanco, si no la hemos escrito antes.

9.2.2. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y aplica los permisos.

9.3. Clic en Botón Proteger hoja. Mostrará ventana de confirmación de contraseña

9.3.1. Ir a: Casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasVerificar que se encuentra activada.

9.3.2. Ir a: contraseña para desproteger la hojaEscribir: 1234. O la contraseña deseada, no es necesario insertar la contraseña.

9.3.3. Ir a: Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculoActivar o desactivar las opciones que permitimos realizar al usuario.

9.3.4. Clic Botón: Aceptar. Mostrará confirmación de contraseña.

9.3.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O la contraseña deseada, igual a la anterior.

9.3.6. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana.

VERIFICAR RANGOS DE USUARIO

10.1. Ir a: Celda D11Clic sobre ellaEscribir: Enviar el Pedido. No permitirá escribir hasta introducir la contraseña de rango. Mostrará Cuadro de Contraseña.

Cuadro de diálogo desbloquear rango, solicita la contraseña.

10.2. Ir a: Escriba la contraseña para modificar esta celdaEscribir: 1234. La misma contraseña que escribimos al bloquear el rango.

10.3. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y nos permite escribir en la celda bloqueada.

10.4. Ir a: Celda D11Clic sobre ellaEscribir: Enviar el Pedido. Nos permitirá insertar el texto, pese a que no hemos desprotegido la hoja.

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PROTEGER LIBRO

Asegurarse de estar protegida la Hoja1.

11.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger libro Proteger libro.. O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger estructura del libro. Mostrará cuadro de diálogo de proteger libro.

Cuadro de diálogo: Proteger estructura y ventana del libro.

11.2. Activar la Casilla: Estructura. Protegerá la estructura del libro.

11.3. Activar la Casilla: Ventanas. Protegerá el tamaño de visualización del libro.

11.4. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234. O la deseada y mostrará ventana de Confirmación.

11.5. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y protege el libro.

VERIFICAR PROTECCIÓN DEL LIBRO

INSERTAR NUEVA HOJA AL LIBRO

12.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger libro. Verificar que el botón se encuentra activo.

Grupo cambios de la cinta de opciones mostrando los comandos..
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DESPROTEGER LIBRO

13.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger libro. O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger estructura del libro. Mostrará cuadro de diálogo de desproteger libro.

Cuadro de diálogo: Desproteger libro, mostrando el área de contraseña

13.2. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234.

13.3. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y desprotege el libro.

A continuación podremos desproteger las hojas.

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PROTEGER Y COMPARTIR LIBRO

Si un libro está compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.) Se puede proteger para impedir que sea devuelto a uso exclusivo y evitar que se elimine el historial de cambios.

Asegurarse de que el libro y las hojas estén desprotegidos.

14.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger y compartir libro Proteger y compartir libro.. Mostrará cuadro de diálogo de proteger.

Cuadro de diálogo: Proteger libro compartido con la opción de campartir activada.

14.2. Activar la Casilla: Compartir con control de cambios.

14.3. Ir a: Contraseña Escribir: 1234. O la contraseña deseada.

14.4. Clic en Botón Aceptar. Muestra ventana de confirmar contraseña.

Cuadro de diálogo: Confirmar contraseña, con la confirmación de la contraseña.

14.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234.

14.6. Clic en Botón: Aceptar. Mostrará mensaje para Guardar el Libro.

Cuadro de diálogo: Guardar como, como las opciones de guardado.

14.6.1. Ir a: Guardar enIndicar la Carpeta donde guardaremos el libro. Deberá de ser una carpeta compartida (no un servidor Web).

14.6.2. Ir a: Nombre de archivoEscribir: Libro Compartido. Nombre para el libro.

14.6.3. Clic Botón Aceptar. Guarda el libro y cierra ventana.

14.7. Verificar en la Barra de Documento como muestra el nombre del archivo como [Compartido].

Barra de titulo con el texto: Libro1.xlsx(compartido).
Consultar: TRABAJAR CON COMPARTIR LIBROS
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DESPROTEGER LIBRO COMPARTIDO

15.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger Libro Compartido. Mostrará Ventana de aviso.

Cuadro de Diálogo: Desproteger compartir, mostrando el área de contraseña

15.2. Ir a: ContraseñaEscribir 1234. Muestra mensaje de confirmación de quitar el uso compartido.

15.3. Clic en Botón: Si.

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CONTRASEÑA DE APERTURA

Permite establecer una contraseña de apertura para poder abrir el documento de Excel.

16.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Cifrar con contraseña. Mostrará cuadro de diálogo.

16.2. Ir a: Contraseña Escribir la contraseña deseada.

16.3. Clic botón Aceptar. Almacena la contraseña de apertura y cierra la ventana.

Cerrar el libro y volver a abrirlo, verificar como solicita la contraseña de apertura.

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MARCAR COMO FINAL

Permite proteger el libro como solo lectura, evitando la modificación de sus datos. También desactiva los comandos de edición y escritura.

17.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Marcar como final. Mostrará mensaje de aviso.

Mensaje de permisos, en proteger libro.

17.2. Clic botón Aceptar. Marca el libro como final y cierra la ventana.

- Al abrir el libro marcado como final, nos informará que se encuentra protegido.

Mensaje emergente desproteger compartir.

17.3. Pulsar el botón Editar de todos modos; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Marcar como final. Desprotegerá la marca como final, pudiendo modificar el libro.

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