PROTEGER UNA HOJA Y UN LIBRO

Microsoft Excel proporciona varias capas de protección para controlar quién puede tener acceso a los datos de un libro y modificarlos.

Cuando se protege una hoja de gráfico o de cálculo, se pueden proteger o desproteger elementos individuales de la hoja.

Trabajando con Proteger hojas y libros (Paso a paso)

Deseamos proteger la hoja de referencia de nuestros clientes.

ABRIR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

1.1. Descargar hoja de cálculo con los datos y descomprimir el archivo .zip, o también...

1.2. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Nuevo. Mostrará el cuadro de diálogo de archivo nuevo.

1.2.1. Ir a: Plantillas disponiblesDoble clic en Libro en blanco; o Ir a: Vista previa de Libro en blanco Pulsar sobre CREAR. Mostrará un libro nuevo.

1.2.2. Insertar los datos según se indica:

Podemos aplicar bordes, color, fuente y alineación para mejorar la apariencia:

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DESBLOQUEAR CELDAS

Identificamos las celdas en las que podremos escribir o modificar, por defecto todas las celdas se encuentran bloqueadas. Posteriormente protegeremos la hoja.

2.1. SELECCIONAMOS CELDAS. Ir a: Celda: D3Clic sobre ellaPulsar Tecla Control y mantener pulsadaClic sobre Celda D5Clic sobre Celda D7Clic sobre Celda D9Clic sobre Celda D10Soltar la tecla Control. Seleccionamos todas las celdas a la vez.

2.2. DESBLOQUEAR. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Bloquear celda. Desbloqueará directamente las celdas; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas FormatoFormato de celdas; O también, botón derecho del ratón / Tecla contextual Formato de celdas. Mostrará cuadro de diálogo de formato de celdas.

2.2.1. Clic sobre Ficha: Proteger.

2.2.2. Desactivar la Casilla: Bloqueada. Desbloquea las celdas seleccionadas.

2.2.3. Clic Botón: Aceptar. Desbloquea las celdas y cierra la ventana.

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PROTEGER LA HOJA

Impide realizar cambios en las celdas que no se desbloquearon antes de proteger la hoja.

3.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Proteger hoja; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger hoja ; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger hoja actual. Mostrará cuadro de diálogo de proteger hoja.

3.1.1. Ir a: Casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasVerificar que se encuentra activada.

3.1.2. Ir a: contraseña para desproteger la hojaEscribir: 1234. O la contraseña deseada, no es necesario insertar la contraseña.

3.1.3. Ir a: Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculoActivar o desactivar las opciones que permitimos realizar al usuario:

• Seleccionar celdas bloqueadas. Permite seleccionar las celdas donde no se desea escribir.
• Seleccionar celdas desbloqueadas. Permite seleccionar las celdas donde se desea escribir.
• Formato de celdas. Permite modificar el formato de las celdas.
• Formato de columnas. Permite modificar el ancho de las columnas.
• Formato de Filas. Permite modificar el alto de filas.
• Insertar columnas. Permite insertar columnas en la hoja.
• Insertar Filas. Permite insertar filas en la hoja.
• Insertar hipervínculos. Permite insertar hipervínculos a archivos, web, correos, etc.
• Eliminar columnas. Permite eliminar columnas en la hoja.
• Eliminar Filas. Permite eliminar filas en la hoja.
• Ordenar. Permite ordenar los datos de la hoja.
• Usar filtro. Permite el uso de filtros en los datos de la hoja.
• Usar informes de tabla dinámica. Permite aplicar tablas dinámicas, con los datos de la hoja.
• Modificar objetos. Permite modificar los objetos de la hoja.
• Modificar escenarios. Permite editar escenarios en la hoja.

3.1.4. Clic Botón: Aceptar. Mostrará confirmación de contraseña.

3.1.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O la contraseña deseada, igual a la anterior.

3.1.6. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y protege la hoja.

4.1. Ir a: Celda: D5Clic sobre ellaEscribir: Empresa, S.A.; O el nombre deseado.

4.2. Ir a: Celda: C7Clic sobre ellaCambiar el texto. Mostrará mensaje de aviso.

Por lo que en las celdas no desbloqueadas, no está permitida su modificación.

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DESPROTEGER LA HOJA

Cuando deseamos modificar la hoja es necesario previamente desprotegerla, para realizar los cambios.

5.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: inicio Grupo: Celdas Formato Desproteger hoja; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger hojas; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger hoja actual. Mostrará ventana desproteger hoja, si en la protección hemos escrito contraseña, nos solicitará la contraseña de desprotección.

5.2. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234. O la contraseña anterior de protección.

5.3. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y desprotege la hoja.

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OCULTAR FÓRMULAS

Evita que las celdas que contienen la fórmula se puedan editar al proteger la hoja.

6.1. Insertar los datos según se indica en la tabla:

6.2. Ir a: Celda D16Clic sobre ellaEscribir: =Suma(D14:D15). Fórmula para que nos sume el importe de los productos.

7.2.1. Clic sobre Ficha: Proteger.

7.2.2. Activar la Casilla: Oculta. Oculta las fórmulas que incluya la celda.

7.2.3. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y desbloquea las celdas.

Podemos desbloquear las celdas D14 y D15 para escribir en ellas y verificar como se actualiza el valor de D3 sin mostrar la fórmula.

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PERMITIR MODIFICAR RANGOS POR EL USUARIO

Permitimos que el usuario pueda utilizar algunas celdas protegidas.

9.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Permitir que los usuarios modifiquen rangos . Mostrará Cuadro de diálogo.

9.1.1. Clic en Botón: Nuevo. Mostrará Cuadro de Diálogo.

9.1.2. Ir a: títuloEscribir: Observaciones. Referencia para el rango.

9.1.3. Ir a: Correspondientes a las celdasClic en su interiorIr a la celda D11Clic sobre ella.

9.1.4. Ir a: Contraseña del rangoEscribir: 1234. O dejar en blanco, si no queremos aplicar contraseña.

9.1.5. Clic en Botón: Permisos. Mostrará cuadro de diálogo para añadir usuarios de la red.

9.1.6. Añadir los usuarios y los permisos deseados.

9.1.7. Clic en Botón Aceptar. Cierra ventana de permisos de Rango1.

9.2.Clic en Botón Aceptar. Mostrará ventana de confirmación de contraseña

9.2.1. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O dejar en blanco, si no la hemos escrito antes.

9.2.2. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana y aplica los permisos.

9.3. Clic en Botón Proteger hoja. Mostrará ventana de confirmación de contraseña

9.3.1. Ir a: Casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadasVerificar que se encuentra activada.

9.3.2. Ir a: contraseña para desproteger la hojaEscribir: 1234. O la contraseña deseada, no es necesario insertar la contraseña.

9.3.3. Ir a: Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculoActivar o desactivar las opciones que permitimos realizar al usuario.

9.3.4. Clic Botón: Aceptar. Mostrará confirmación de contraseña.

9.3.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234. O la contraseña deseada, igual a la anterior.

9.3.6. Clic Botón: Aceptar. Cierra ventana.

10.2. Ir a: Escriba la contraseña para modificar esta celdaEscribir: 1234. La misma contraseña que escribimos al bloquear el rango.

10.3. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y nos permite escribir en la celda bloqueada.

10.4. Ir a: Celda D11Clic sobre ellaEscribir: Enviar el Pedido. Nos permitirá insertar el texto, pese a que no hemos desprotegido la hoja.

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PROTEGER LIBRO

Asegurarse de estar protegida la Hoja1.

11.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger libro . O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger estructura del libro. Mostrará cuadro de diálogo de proteger libro.

11.2. Activar la Casilla: Estructura. Protegerá la estructura del libro.

11.3. Activar la Casilla: Ventanas. Protegerá el tamaño de visualización del libro.

11.4. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234. O la deseada y mostrará ventana de Confirmación.

11.5. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y protege el libro.

12.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger libro. Verificar que el botón se encuentra activo.

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DESPROTEGER LIBRO

13.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger libro. O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Proteger libro Proteger estructura del libro. Mostrará cuadro de diálogo de desproteger libro.

13.2. Ir a: ContraseñaEscribir: 1234.

13.3. Clic en Botón: Aceptar. Cierra ventana y desprotege el libro.

A continuación podremos desproteger las hojas.

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PROTEGER Y COMPARTIR LIBRO

Si un libro está compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios en una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.) Se puede proteger para impedir que sea devuelto a uso exclusivo y evitar que se elimine el historial de cambios.

Asegurarse de que el libro y las hojas estén desprotegidos.

14.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Proteger y compartir libro . Mostrará cuadro de diálogo de proteger.

14.2. Activar la Casilla: Compartir con control de cambios.

14.3. Ir a: Contraseña Escribir: 1234. O la contraseña deseada.

14.4. Clic en Botón Aceptar. Muestra ventana de confirmar contraseña.

14.5. Ir a: Vuelva a escribir la contraseña para procederEscribir: 1234.

14.6. Clic en Botón: Aceptar. Mostrará mensaje para Guardar el Libro.

14.6.1. Ir a: Guardar enIndicar la Carpeta donde guardaremos el libro. Deberá de ser una carpeta compartida (no un servidor Web).

14.6.2. Ir a: Nombre de archivoEscribir: Libro Compartido. Nombre para el libro.

14.6.3. Clic Botón Aceptar. Guarda el libro y cierra ventana.

14.7. Verificar en la Barra de Documento como muestra el nombre del archivo como [Compartido].

Consultar: TRABAJAR CON COMPARTIR LIBROS

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DESPROTEGER LIBRO COMPARTIDO

15.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Revisar Grupo: Cambios Desproteger Libro Compartido. Mostrará Ventana de aviso.

15.2. Ir a: ContraseñaEscribir 1234. Muestra mensaje de confirmación de quitar el uso compartido.

15.3. Clic en Botón: Si.

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CONTRASEÑA DE APERTURA

Permite establecer una contraseña de apertura para poder abrir el documento de Excel.

16.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Cifrar con contraseña. Mostrará cuadro de diálogo.

16.2. Ir a: Contraseña Escribir la contraseña deseada.

16.3. Clic botón Aceptar. Almacena la contraseña de apertura y cierra la ventana.

Cerrar el libro y volver a abrirlo, verificar como solicita la contraseña de apertura.

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MARCAR COMO FINAL

Permite proteger el libro como solo lectura, evitando la modificación de sus datos. También desactiva los comandos de edición y escritura.

17.1. Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Marcar como final. Mostrará mensaje de aviso.

17.2. Clic botón Aceptar. Marca el libro como final y cierra la ventana.

- Al abrir el libro marcado como final, nos informará que se encuentra protegido.

17.3. Pulsar el botón Editar de todos modos; O también Ir a: Cinta de opciones Ficha: Archivo Información Grupo de Permisos Proteger libro Marcar como final. Desprotegerá la marca como final, pudiendo modificar el libro.

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