Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre sí y facilitar su interpretación, por ello nos interesa conocer como realizar un gráfico efectivo en Excel.
Consideraciones para diseñar el gráfico
A la hora de diseñar un gráfico deberemos de tener presente:
a. Definir el público objetivo. ¿Qué saben sobre el tema?
b. El mensaje que se quiere comunicar. ¿Qué muestran los datos? ¿Hay más de un mensaje?
c. Naturaleza del mensaje. ¿Deseas comparar elementos, mostrar tendencias temporales o analizar relaciones entre los datos?
Elementos del gráfico
En un gráfico podemos identificar tres elementos:
1. Tipo de gráfico. Representación de los datos: Columnas, barras, líneas, etc.
- Consultar: El tipo de gráfico apropiado en Excel.
- Consultar: Otros gráficos avanzados.
2. Elementos de apoyo a la comprensión. Título, leyenda, líneas, etc.
3. Elementos de decoración. No relacionados con los datos.
- CÓDIGO O NÚMERO DE GRÁFICO
Elemento numérico que permite identificar al gráfico. Si se presenta más de un gráfico en un capítulo, cada uno debe incluir el número del capítulo seguido de un punto y el número de gráfico correspondiente. Ejemplo:
- TÍTULO DEL GRÁFICO
El título deberá ser corto y conciso para dar una idea clara acerca de lo que trata el gráfico. Suele situarse en la parte superior o inferior y no debe contener información ya recogida en les ejes (por ejemplo, las unidades de la magnitud representada).
El título debe estar redactado en mayúsculas y con tildes.
Los títulos no deben contener ningún tipo de llamadas. Cuando se desee realizar alguna aclaración sobre la información debe insertarse una nota debajo del cuerpo del gráfico.
Pudiendo ser el título:
- INFORMATIVO. Responde a las preguntas qué, donde, cómo y cuándo información necesaria para entender los datos. Ejemplo:
- DESCRIPTIVO. Muestra las pautas representadas en el gráfico.
- ORIGEN DE DATOS
Los datos deberán ser expuestos sólo si procede. Los títulos de ejes, leyendas, etiquetas, etc pueden ser esenciales para la correcta comprensión del gráfico, dependiendo de la naturaleza de los datos.
- ETIQUETAS DE EJES
Identifica los valores del gráfico. Los niveles de las categorías se muestran horizontalmente en ambos ejes.
Cuando el eje de conceptos tenga demasiadas descripciones, podrá cambiarse la orientación a 45 o 90 grados.
- TÍTULOS DE LOS EJES
Identifican la unidad de medida de los datos. Cuando la unidad de medida es evidente no es necesario mostrarlo (por ejemplo en los años).
- LINEAS DE DIVISIÓN
Solo si son necesarios para ayudar a leer y comparar los valores de los datos.
Utilizar líneas de color más claro o menor grueso para los ejes y líneas de división que para los componentes de datos (Los elementos decorativos no deben distraer la atención del lector).
- LEYENDA
Identifican los símbolos, patrones o colores que representan los datos. No incluyéndose en gráficos con una única serie de valores.
- ETIQUETAS DE DATOS
Se incluirán si es necesario para la identificación y comprensión de los datos.
- NOTAS A PIE
Para proporcionar definiciones o información complementaria como metodología, etc.
La nota deberá ubicarse inmediatamente después del cuerpo del gráfico y alineada al margen izquierdo. Su anotación iniciará con la palabra "Nota" seguida de dos puntos. La descripción del enunciado será en minúsculas, respetando la regla de los nombres propios, sin emplear símbolos ni abreviaturas.
No deberá emplearse la nota para interpretaciones conceptuales particulares, para ello deben usarse "llamadas".
- FUENTE DE DATOS
La fuente debe escribirse seguida de dos puntos y alineada al margen izquierdo del gráfico. Se ubicará después de la nota y las llamadas, o en lugar de ellas cuando alguna o ambas no existan.
Cuando sea necesario señalar dos o más fuentes, cada una de ellas deberá anotarse en distintas filas o renglones.
Se distinguen básicamente dos tipos de fuente: institucional y bibliográfica:
- Fuente institucional. Se citará en minúsculas a la institución generadora de la información, anotando su nombre completo o si se prefiere únicamente sus siglas. También, seguido del guión "-" se anotará la Dirección u Oficina que los elabora o el nombre de la investigación estadística de donde provienen los datos. Ejemplo:
- Fuente bibliográfica. Se deberá indicar el nombre del documento o publicación y no las fuentes primarias que éste cite.
Su notación se hará escribiendo el nombre o siglas de la institución o unidad que publica el documento y luego del guión "-" se anotará el nombre del documento, seguido del signo "coma" y el período de referencia. También deberá anotarse el número o números de la serie del documento cuando esta especificación sea necesaria.
Excel Básico