Calendario de asistencia estudiantes y trabajadores en Excel

Compatibilidad: Truco compatible con Excel 365Truco compatible con Excel 2016Truco compatible con Excel 2013Truco compatible con Excel 2010Truco compatible con Excel 2007

Deseamos crear un calendario de asistencia estudiantes y trabajadores en Excel.

Calendario de asistencia estudiantes y trabajadores en Excel

El calendario permite marcar los días de asistencia, las faltas y los festivos.

Aplicamos formato condicional que remarque los días de asistencia, faltas y no lectivos en el calendario, mediante funciones.
  • RÓTULOS/ENCABEZADOS

  1. Ir a: Celda B2 / Escribir: Año. Como el rótulo para el año.

  2. Ir a: Celda C2 / Escribir: 2018. O el año deseado para el calendario.

  3. Ir a: Celda B4 / Escribir: Mes. Como el rótulo para el mes.

  4. Ir a: Celda C4 / Escribir: 6. O el número del mes deseado para el calendario.

  5. Ir a: Celda B7 / Escribir: Asistencia. Como el rótulo para el número total de asistencias.

  6. Ir a: Celda C7 / Escribir: Falta. Como el rótulo para el número total de faltas.

  7. Ir al: Rango A8:A12 / Escribir: Los nombres de los alumnos. O en rango deseado.

Podemos mejorarlo con una validación de datos de tipo lista que permita seleccionar el año y el mes deseado.

  • LEYENDA

  1. Ir a: Celda B14 / Escribir: A. Para indicar los días de asistencia.

  2. Ir a: Celda B15 / Escribir: F. Para indicar los días de falta.

  3. Ir a: Celda B16 / Escribir: V. Para indicar los días de vacaciones o festivos.

  4. Aplicar color de relleno o de fuente que coincida con el color del formato condicional.

Rango B14:B16 con la leyenda del calendario
  • REFERENCIA DÍA

  1. Ir a: Celda D7 / Escribir:

    =FECHA($C$2;$C$4;1)-DIASEM(FECHA($C$2;$C$4;1);2)+1
  2. Ir a: Celda E7 / Escribir:

    =D7+1
  3. APLICAR SERIE. Clic sobre la celda E7 / Arrastrar el punto de relleno (inferior derecha) hasta la celda AP7.

  4. Clic sobre el botón de opciones / Serie de relleno.

    Botón de opciones: Selección de relleno para los días
  5. Seleccionar el rango D7:AP7. Donde aplicar formato personalizado.

  6. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Número / Formato de número. Mostrará la ventana de formato de celdas.

    Ventana de formato de celdas con formato personalizado dd
  7. Ir a: Categoría / Clic sobre Personalizada.

  8. Ir a: Tipo / Escribir: dd. Para mostrar sólo el día.

  9. Ir a: Celda D6 / Escribir:

    =D7
  10. Copiar la celda D6 / Pegar en el rango E6:AP6.

  11. Seleccionar el rango D6:AP6. Donde aplicar formato personalizado.

  12. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Número / Formato de número. Mostrará la ventana de formato de celdas.

  13. Ir a: Categoría / Clic sobre Personalizada.

  14. Ir a: Tipo / Escribir: ddd. Para mostrar sólo el día en texto corto.

Hoja Excel mostrando el día en número y en texto corto.
  • FORMATO CONDICIONAL: DÍAS DEL MES

  1. Seleccionar el rango: D7:AP7.

  2. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Estilos / Formato condicional / Nueva Regla. Mostrará ventana de nueva regla de formato.

  3. Pulsar sobre: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Mostrará la descripción de la regla.

    Ventana formato condicional con fórmula =MES(D7)=$C$4
  4. Ir a: Dar formato a los valores donde… / Escribir:

    =MES(D7)=$C$4
  5. Pulsar el botón Formato / Aplicar el Color de relleno deseado. Para identificar los días del mes en el calendario.

Hoja Excel mostrando formato en los días del mes actual
  • FORMATO CONDICIONAL: SÁBADOS Y DOMINGOS

  1. Seleccionar el rango: D8:AP12.

  2. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Estilos / Formato condicional / Nueva Regla. Mostrará ventana de nueva regla de formato.

  3. Pulsar sobre: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Mostrará la descripción de la regla.

    Ventana de formato condicional con la fórmula de vacaciones o festivos
  4. Ir a: Dar formato a los valores donde… / Escribir:

    =O(TEXTO(D$7;”ddd”)=”sá”;TEXTO(D$7;”ddd”)=”do”)
  5. Pulsar el botón Formato / Aplicar el Color de relleno deseado. Para identificar los sábados y domingos como no lectivos.

Hoja Excel mostrando los días festivos
  • FORMATO CONDICIONAL: ASISTENCIA

  1. Seleccionar el rango: D8:AP12.

  2. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Estilos / Formato condicional / Nueva Regla. Mostrará ventana de nueva regla de formato.

  3. Pulsar sobre: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Mostrará la descripción de la regla.

    Ventana de formato condicional con la fórmula de asistencia
  4. Ir a: Dar formato a los valores donde… / Escribir:

    =D8=”A”
  5. Pulsar el botón Formato / Aplicar el Color de relleno deseado. Para identificar la asistencia en el día.

  6. Escribir la letra A en el nombre y el día deseado para indicar que asistió.

Hoja Excel mostrando la asistencia de los alumnos
  • FORMATO CONDICIONAL: FALTA

  1. Seleccionar el rango: D8:AP12.

  2. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Estilos / Formato condicional / Nueva Regla. Mostrará ventana de nueva regla de formato.

  3. Pulsar sobre: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Mostrará la descripción de la regla.

    Ventana de formato condicional con la fórmula de falta
  4. Ir a: Dar formato a los valores donde… / Escribir:

    =D8=”F”
  5. Pulsar el botón Formato / Aplicar el Color de relleno deseado. Para identificar la falta en el día.

  6. Escribir la letra F en el nombre y el día deseado para indicar que faltó.

Hoja Excel mostrando las faltas de los alumnos.
  • FORMATO CONDICIONAL: VACACIONES

  1. Seleccionar el rango: D8:AP12.

  2. Ir a: Cinta de opciones / Pestaña: Inicio / Grupo: Estilos / Formato condicional / Nueva Regla. Mostrará ventana de nueva regla de formato.

  3. Pulsar sobre: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Mostrará la descripción de la regla.

    Ventana de formato condicional con la fórmula de vacaciones
  4. Ir a: Dar formato a los valores donde… / Escribir:

    =D8=”V”
  5. Pulsar el botón Formato / Aplicar el Color de relleno deseado. Para identificar el día de vacaciones.

  6. Escribir en el rango N8:N12 / V. Para considerar que es un día festivo.

Hoja Excel con identificación A y F para la asistencia
  • ASISTENCIA

  1. Ir a: Celda B8 / Escribir:

    =CONTAR.SI($D8:$AP8;”A”)
  2. Copiar la celda B8 / Pegar en el rango B9:B12.

Hoja Excel mostrando los días de asistencia y de falta.
  • FALTA

  1. Ir a: Celda C8 / Escribir:

    =CONTAR.SI($D8:$AP8;”F”)
  2. Copiar la celda C8 / Pegar en el rango C9:C12.

  • MEJORA VISUAL

  1. FORMATO VALOR DE CELDAS. Aplicamos el formato deseado a las celdas.

  2. ESTILO DE FUENTE. Aplicamos color y estilo a las fuentes.

  3. INMOVILIZAR PANELES. Sobre la columna D podemos inmovilizar paneles para desplazarnos a la derecha mostrando los nombres.

  4. DESBLOQUEAR CELDAS Y PROTEGER HOJA.

Animación con el procesos de asignar al calendario de asistencia estudiantes y trabajadores en Excel
Nivel de dificultad: Avanzado Excel Avanzado

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